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見積書業務の
課題と解決策

by fileblog

見積書のチェック、過去の類似見積もりの検索、手書き申込書の読み取り──
見積書まわりの業務を、いまのやり方のまま速くします。

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よくある課題

見積書業務には、3つの構造的な問題があります。

ルールが複雑すぎて、
パッケージに入らない

取引先ごとに仕切率が違う。数量でオプション条件が変わる。組み合わせで割引が発動する。このルールは会社ごとに固有で、市販の販売管理システムでは実態に合いません。結局、Excelマクロで組み上げることになる。

矛盾チェックが、
担当者の目視だけ

仕切率と数量割引の重複、オプション同士の相性、期限切れの単価適用 ── どれか一つがずれると赤字案件になる。そのチェックを、担当者が毎月500枚、一人で目視しています。

属人化と、
退職リスク

「あのお客様は、こういう条件で見積もる」という知識が、担当者の頭の中だけにある。マクロを作った人が辞めていて、誰も中身を触れない会社も珍しくありません。これは経営リスクです。

作り方の方針

01

既存のExcelマクロを、尊重する

動くなら残します。あれは、あなたの会社の業務ルールの結晶です。ゼロから作り直すのは経済的に見合いません。私たちがやるのは、その周辺をAIで補強することです。

02

会社のルールを、明文化する

見積もりのルールをマークダウンで書き出します。担当者の頭の中にしかなかった知識が形式知になり、退職しても消えません。AIへの教材としても使えます。

03

AIが、下書きチェック

見積書PDFをAIに読み込ませ、明文化したルールと照らして矛盾を検出します。最終判断は担当者が行います。AIは、あくまで下書きチェッカーです。

04

過去の類似見積もりを、瞬時に

全文検索で「去年、似た案件を見積もったはず」という記憶を、若手でも呼び出せる仕組みに。B2Bで一番大事な「過去の記憶」を、属人化から解放します。

メニューと価格

見積書チェックAI

組み合わせ・仕切率・オプションの矛盾を、AIが下書きチェック。

50〜200万円／1〜2ヶ月

導入例：初期120万円＋月額3万円（税別）・約1ヶ月で構築。見積書の間違いは6ヶ月で0件、残業は月20時間削減。

過去見積もり検索

類似案件を全文検索で瞬時に呼び出す。若手でも探せる仕組みへ。

30〜100万円／2〜4週間

見積もりルールの明文化

担当者の頭の中にあるルールを、マークダウンで文書化。

30〜80万円／2〜3週間

手書き見積もりのデジタル化

OCR＋AIで、手書きFAXから見積金額を自動算出。

80〜200万円／1〜2ヶ月

見積書と発注書の突合

見積もり内容と、発注書の差分を自動検出。

50〜150万円／3〜6週間

「思っているより、一桁安いかもしれません」
パッケージのフルカスタム開発だと数千万円級になる仕組みです。正確な見積もりは話を聞かないと分かりませんが、一発目のご相談で「これは○万円くらい」と、桁が分かる程度にはその場で答えます。

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よくある質問

Q.

A.

Q. 販売管理システムをすでに入れています。それでも使えますか？

A. 使えます。むしろ、販売管理システムの周辺で困っている会社さんが、うちの一番の得意領域です。既存のシステムを尊重しつつ、外側に「AIでチェックする」「過去を検索する」「ルールを明文化する」層を作る、というやり方です。

Q.

A.

Q. 見積書のフォーマットが、うちだけの独自形式なのですが。

A. 大丈夫です。むしろ、独自形式こそが得意です。市販のパッケージに入らないから、私たちに相談が来るケースが多いです。ヒアリングして、あなたの会社1社のためだけに作ります。

Q.

A.

Q. AIに、社内の見積もりルールを預けるのが心配です。

A. 分かります。私たちのAIは、社内のファイルサーバに閉じて動きます。データを外部のAIサービスに送るのではなく、社内で完結する構成にできます。「AIに丸投げする」のではなく、「AIに、人が管理できる範囲で手伝わせる」設計です。

Q.

A.

Q. どれくらいの規模の会社に向いていますか？

A. 従業員30名から500名くらいの会社さんが、一番得意です。「うちみたいな会社は、大きなシステムは入れられない」と諦めてきた規模帯に、ぴたりと合います。もちろん、それ以上の規模でも対応できます。

Q.

A.

Q. 見積書だけでなく、発注書や請求書もお願いできますか？

A. できます。むしろ、見積書 → 受注 → 発注書 → 請求書という業務フロー全体を、繋げて設計するのが一番効きます。まず見積書から始めて、順次広げていくお客様が多いです。

B2Bの見積もりは、リレーショナルデータベースでは管理できない。

小売業や卸売業の見積もりは、リレーショナルデータベースで管理できます。商品コードと単価と数量を掛け合わせれば、答えが出る。だから、市販の販売管理システムが使える。でも、B2Bの世界は違います。

造船業の見積もりは、船の名前、タイプ、排水量、エンジン、メンテ手順、アタッチメントの組み合わせで、5,000文書のマニュアルを参照しながら作ります。経験豊富な営業が、過去の見積書を引っ張り出して、「あの時こう決めたな」「この取引先はもうないから」と、記憶と現場感覚で組み立てる。

これは、リレーショナルデータベースには入りません。「見積書という一つのファイル」の中に、全部が入っている。ファイル自体がデータベースなのです。だから、ファイルサーバの上に、AIと検索と権限管理を載せる ── そういう発想が、B2Bの見積もり業務には、一番合っています。

私たちがFileBlogという製品を、15年、コツコツ作ってきた理由は、ここにあります。

毎月の見積書業務、あきらめていませんか。

30分のヒアリングで、「これができます、○万円で」を、その場でお伝えします。
「うちの会社では無理でしょう」と思っている方こそ、一度、話してみてください。

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