こんにちは、鉄飛テクノロジーの岡田です。
私たちの仕事は、二つのパターンがあります。
最近、これを言葉にする機会があって、自分の中でもすっきりしたので、書いておきます。両方に共通しているのは、「軸足を、動かさない」という考え方です。
ある日、お客様のところに、こんな連絡が来ます。「いつもご利用の文書管理システム、来年でサービス終了になります」。あるいは「複合機のクラウドサービス、契約更新できません」。青ざめる担当者。数万件の文書は、どこに行くのか。
そういうお客様に、私たちが提案するのは、こういうことです。
データの置き場所は、うちのファイルブログに移させてください。でも、業務フローは、そのままで大丈夫です。承認の手順も、フォルダの命名ルールも、担当者が毎日開くファイル群も、全部そのまま引き継ぎます。
現場の方が「あれ、いつの間にか変わってた？」と気づかないくらい、自然な移行を、私たちが設計します。使い方の変化を、最小限にする。
この場合、軸足は業務フロー。動かすのは、データの置き場所です。
もう一つのパターンは、こういうお客様です。「今のファイルサーバーは、そのまま使いたい。でも、大量にたまった資料を全文検索したい。エーアイでも活用したい」。
この場合、私たちがやることは、逆です。ファイルサーバーは、そのまま。データの置き場所は、動かしません。その上に、検索やエーアイ連携や権限管理を、載せていきます。
ただし、この場合、業務フローは、新しく生まれます。「ファイルを検索して、お客様の問い合わせに答える」という業務が、新しく生まれる。「エーアイに要約させて、要点だけ確認する」という業務が、新しく生まれる。
データの置き場所を守った代償として、業務フローが少し増える。でも、新しく増える業務フローは、担当者にとって、楽な方向のものだから、受け入れられやすい。
この場合、軸足はデータ置き場。動かすのは、業務の手段です。
大事なのは、この二つを、同時にやらないということです。
データの置き場所も、業務フローも、両方いっぺんに変えると、現場が混乱します。「使う道具が変わって、使い方も変わって、書類の場所も変わった」──これが、業務改善プロジェクトが失敗する典型パターンです。
私たちは、必ず、どちらか片方を固定します。もう片方だけを、少しずつ動かしていく。
これは、私たちが十五年やってきて、たどり着いた答えです。派手ではないですが、これが一番、失敗しない方法です。
「業務改善」と聞いて、身構えてしまう方は多いと思います。「うちも変えなきゃいけないのか」「みんなに教え直すのは大変だな」と。
大丈夫です。全部を変える必要はありません。片方の軸足は、そのままでいい。
その上で、少しずつ、楽になっていく方法を、一緒に考えさせてください。